Privacyverklaring
Droomboerderij Vrij en Blij
borgerderweg 25 7873TD Odoorn
Telefoon: 06-38205839
Contactpersoon: Marieke Buurmeijer, Eigenaresse
Ingangsdatum: 16 oktober 2023
Droomboerderij Vrij en Blij houdt, om de zorg voor uw kind zo goed mogelijk uit te kunnen voeren, registraties bij van administratieve gegevens en de geleverde zorg. Deze registraties vallen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die sinds 25 mei 2018 van kracht is. De AVG bevat regels over het doel, de aard, het beheer van de gegevens, de toegang tot gegevens en het inzagerecht van cliënten. Wij hebben de relevante zaken vastgelegd in deze privacyverklaring.
Toegang tot het cliëntdossier
Droomboerderij Vrij en Blij maakt gebruik van een elektronisch cliëntendossier. De toegang tot dit dossier is beperkt tot:
- De eigenaresse, Marieke Buurmeijer, om te controleren op feitelijk geleverde zorg.
- Begeleiders van de zorgboerderij, voor het registreren en bijhouden van het dossier (zoals vereist door de wet).
- De orthopedagoog die werkzaam is op de zorgboerderij, voor diagnostiek en begeleiding van de jeugdigen.
Alle personen met toegang tot het dossier hebben een geheimhoudingsplicht. Daarnaast worden in het dossier alleen gegevens opgeslagen die direct te maken hebben met de begeleiding en zorg van de jeugdigen.
Uitwisseling van gegevens:
- Droomboerderij Vrij en Blij heeft een samenwerkingsverband met andere zorgaanbieders voor diagnostiek en behandeling. Overleg vindt alleen plaats na schriftelijke toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger.
- Gegevens worden niet verstrekt aan derden (inclusief familie) zonder schriftelijke toestemming. Voor elke verstrekking wordt opnieuw toestemming gevraagd. Ook na overlijden blijven de gegevens beschermd.
Foto’s en WhatsApp-communicatie:
Tijdens activiteiten kunnen foto’s worden gemaakt. Deze worden via WhatsApp verstuurd naar ouders/wettelijke vertegenwoordigers. WhatsApp-berichten en foto’s worden maximaal 24 maanden bewaard. Eén keer per jaar ontvangen de geplaatste kinderen een fotoboek met een selectie van foto’s. Daarna worden de foto’s van onze systemen verwijderd. Belangrijke communicatie via WhatsApp wordt opgenomen in het cliëntendossier.
Bewaartermijnen
Gegevens worden zorgvuldig gearchiveerd, rekening houdend met de volgende bewaartermijnen:
- Volwassenen: Gegevens worden 20 jaar bewaard.
- Minderjarigen: Gegevens worden bewaard tot hun 39e levensjaar, behalve bij voortijdig overlijden. In dat geval geldt een bewaartermijn van 20 jaar vanaf de overlijdensdatum.
- Overleden volwassenen: Gegevens worden 20 jaar bewaard vanaf de laatste wijziging in het dossier.
- Fiscale gegevens: Deze worden 7 jaar bewaard conform de wettelijke verplichting.
Rechten van de cliënt
De jeugdige of diens wettelijke vertegenwoordiger heeft het recht om de vastgelegde gegevens in te zien en, indien nodig, te laten corrigeren. Specifieke rechten zijn:
- Recht op dataportabiliteit: Overdragen van persoonsgegevens (artikel 20 AVG).
- Recht op vergetelheid: Verwijdering van gegevens en het recht om ‘vergeten’ te worden (artikel 17 AVG).
- Recht op inzage en correctie: Inzage in het dossier en het recht om fouten te corrigeren (artikel 16 AVG).
- Recht op beperking van verwerking: Beperking van het gebruik van gegevens.
- Recht op bezwaar: Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van gegevens.
Als u gebruik wilt maken van een van deze rechten, kunt u contact opnemen om samen een formulier ‘Uitvoering Algemene Verordening Gegevensbescherming’ in te vullen.
Verwerking van gegevens
De instanties en ketenpartners waarmee Droomboerderij Vrij en Blij gegevens uitwisselt, staan vermeld in een verwerkersregister. U kunt dit overzicht te allen tijde bij ons opvragen. Met alle partijen is een verwerkersovereenkomst opgesteld en ondertekend om de vertrouwelijkheid te waarborgen.
Klachtenprocedure:
Indien u van mening bent dat wij niet correct omgaan met uw gegevens, kunt u dit melden via de klachtenprocedure of telefonisch contact opnemen met Marieke Buurmeijer via 06-38205839.
Versie: Oktober 2023
